請求・集金
月謝管理システム
習い事・スクールの月謝を扱うシステムのデモです。保護者がWebから入会を申し込むところから、毎月の請求づくり、カード・口座振替・現金の集金、未納の督促、保護者マイページでの明細公開まで、実際に動く状態で公開しています。架空のサッカースクール「FCちゅらまーるサッカースクール」を題材にしていますが、学習塾・音楽教室・ジム・道場・そろばん教室など、毎月決まった額を集めている教室であれば同じ仕組みが使えます。
こんな課題を解決します
月謝の管理は、教室の規模が小さいうちは月謝袋とノートで回ります。ところが会員が増えるほど、「誰の何月分がまだ入っていないか」を数える作業と、きょうだい割引・休会費・年会費といった例外の計算が、毎月そのまま人の手に残ります。数え漏れが出れば、言いにくい督促の連絡も遅れます。
このシステムは、その毎月の繰り返しをそのまま画面に載せたものです。締め日にボタンを押せば在籍者ぶんの請求が内訳つきで出来上がり、カード払いの会員はその場で引き落とされます。未納は期限を過ぎた時点で自動的に抽出されるので、月末にノートを見返す必要がなくなります。
毎月の流れは4ステップだけ
まず請求をまとめて作ります。在籍・休会・退会の状態を判定して対象者を決め、クラスの月謝に、入会月なら入会金とユニフォーム代、4月なら年会費とスポーツ保険、きょうだいがいれば割引を加えた内訳を自動で組み立てます。作成済みの会員に二重に作られることはありません。
次に集金です。カード払いは請求の作成と同時に引き落とされ、口座振替は振替データを書き出して結果を取り込むだけ、現金は受け取った会員から1件ずつ消し込みます。そのあと未納の確認と督促。支払期限を過ぎた未納は月をまたいでも一覧に残り、対象の保護者へまとめて督促メールを送れます。何回送ったかも記録されるので、言った・言わないになりません。
3つの集金方法を、同じ画面で扱えます
今の集金のやり方を変えないまま導入できることを重視した作りです。クレジットカード・口座振替・現金の3つを同じ請求一覧のなかで扱えるので、「まずは新入会の方だけカードに」「現金の方は今まで通り練習日に」といった移行の途中の状態でも、把握が二重になりません。
カード決済にはStripeを使い、カード情報は教室のサーバーには保存されません。一度登録すれば翌月以降は自動で引き落とされ、失敗した場合は残高不足として記録されて未納の一覧に並びます。口座振替はCSVの書き出しと結果の取り込みに対応しており、実際の導入時はご利用の金融機関・収納代行会社の書式に合わせます。
保護者からの問い合わせが減ります
請求が確定すると、内訳つきのお知らせメールが保護者に自動で届きます。保護者マイページでは、今月の月謝と内訳、過去の支払い履歴、領収書の表示・印刷までを自分で確認できるため、「今月いくらですか」「領収書をください」といった連絡がコーチや事務の方に来なくなります。ログインは会員番号とお子さまの生年月日だけで、パスワードの管理が要りません。
休会・退会のお申し出もマイページから出せます。申し出があると管理画面の会員詳細に承認ボタンが出るので、口頭で聞いたまま処理を忘れる、ということが起きません。入会もWebから申し込め、クラス選択・お子さまと保護者の情報・集金方法の登録まで済ませると、会員番号が自動で発番されます。
主な機能
こんな業種におすすめです
サッカー・野球・スイミングなどのスポーツスクール、学習塾・そろばん教室・英会話教室、ピアノやダンスの音楽教室、空手・剣道の道場、ジム・ヨガスタジオなど、毎月決まった額を継続して集めている教室に向いています。デモではクラス5つ・会員16名で動かしていますが、クラス数・会員数はいくつでも増やせますし、複数の校舎を分けて集計する形にもできます。
月謝ではなく法人向けの継続課金や保守契約の請求であれば、必要な項目が変わるためつくりも変わりますが、考え方は同じです。すでに会計ソフトや名簿のExcelをお使いの場合は、そこからの移行も含めてご相談ください。システム開発のサービス内容と実際にお納めした事例も、あわせてご覧ください。
マイページのサンプル会員の生年月日は、ログイン画面に表示しています（デモのデータを常に自然な学年で見せるため、日付が変わると生年月日も変わります）。デモでは決済・引き落としは実際には行われず、メールも送信されません（管理画面の「送信メール」から本文をご確認いただけます）。スクール名・月謝・会員データはすべて架空のもので、実在の団体とは関係ありません。
SCREENS
画面イメージ
実際に公開しているデモの画面です。保護者が使うスクールサイト・マイページと、教室のスタッフが使う管理画面をご紹介します。
横にスクロールしてご覧いただけます
OPTION
このデモには入っていないが、
追加で開発できること
教室の規模や運営のやり方に合わせて、あとから足していける機能です。最初から全部入れるのではなく、必要になった順に追加するのが、費用と操作の負担をいちばん抑えられます。
出欠管理と、回数に応じた請求
コーチがタブレットで出欠をつけ、振替受講の残回数を管理します。「月4回コース」「都度払い」のように、参加回数から月謝を計算する形にもできます。
請求の自動実行（毎月の締め）
締め日の朝に、請求の作成・カードの引き落とし・お知らせメールの送信までを自動で走らせます。人が忘れても止まりません。失敗した件だけ通知を受け取れます。
LINE公式アカウント連携
請求のお知らせ・未納の督促・練習の中止連絡をLINEで送ります。メールより開封率が高く、保護者からの返信も受けられます。習い事ではもっとも効果の出やすい追加機能です。
複数教室・複数拠点の管理
校舎ごとに会員とクラスを分け、拠点別の売上と未納を集計します。担当のコーチには自分の校舎だけを見せる、といった権限分けも設計できます。
会計ソフト連携・売上のCSV書き出し
freee・マネーフォワードなどへ売上と入金のデータを渡します。月次の締め作業と、税理士への資料づくりが楽になります。
スポット費用の一括請求
遠征費・合宿費・大会参加費・スクールバス代など、対象者だけに発生する費用を選んで請求に載せます。集金袋を配らずに済みます。
体験申込・見学予約の受付
入会前の体験練習をWebから予約できるようにし、体験からそのまま入会へつなげます。どの流入経路から何人入会したかも追えます。
インボイス対応の領収書・PDF発行
適格請求書発行事業者の登録番号を入れた領収書をPDFで発行します。宛名の指定や、年間の支払証明書の一括発行にも対応できます。
スタッフの権限分け・操作ログ
「コーチは会員名簿だけ、事務は請求も」といった権限を設定します。誰がいつ入金を消し込んだかの記録も残るので、現金を扱う教室ほど安心して運用できます。
退会予兆の可視化
欠席が続いている会員や、未納が重なっている会員を早めに拾い出します。声かけのタイミングを逃さないことが、いちばんの売上対策になります。
FAQ
よくある質問
デモの管理画面で、請求の作成や消し込みを押しても大丈夫ですか？
問題ありません。デモは決済を行わないモードで動いているため、請求を作成してもカードへの課金は発生しません。督促メールなどの送信メールも実際には届かず、管理画面の「送信メール」に控えが残るだけです。当月ぶんの請求はあえて未作成の状態にしてありますので、ぜひ「請求をまとめて作成」から一連の流れをお試しください。
現金で集金している教室でも導入できますか？
できます。現金は請求一覧から1件ずつ消し込む運用に対応しており、カード・口座振替と同じ画面で扱えます。「まずは請求と未納の管理だけをシステムに移して、集金は今まで通り現金で」という始め方でも効果が出ます。あとからカードや口座振替に寄せていく場合も、途中の状態がそのまま扱えるので移行しやすい作りにしています。
きょうだい割引や休会費など、うちの教室独自のルールにも対応できますか？
対応できます。デモでは月謝・入会金・ユニフォーム代・年会費・スポーツ保険・きょうだい割引・休会費を扱っており、金額はすべて管理画面から変更できます。回数券・年間一括払い・母子家庭割引・兄弟3人目以降は無料といったルールも、開発時にうかがって組み込みます。まずは今の料金表と、例外的な扱いをしている会員の例をお見せください。
クレジットカード決済には何が必要ですか？
デモではStripeを使っています。Stripeのアカウント（審査あり・初期費用や月額費用は不要）をご用意いただければ、月謝はそのままお客様の口座へ入金されます。決済手数料はStripe所定の料率がかかります。
Stripe以外の決済サービスや、収納代行会社の口座振替にも対応できます。どこを使うか決まっていない段階でも、会員数と月謝の額をうかがって候補をご提案しますので、まずはお問い合わせください。
いまExcelで管理している会員名簿は移せますか？
移せます。お使いのExcelやCSVを拝見したうえで、会員・クラス・集金方法などを取り込む形にします。過去の入金履歴まで移すか、切り替え月からの運用にするかは、作業量とご予算に合わせてご相談させてください。
費用と納期はどのくらいですか？
掲載している機能をそのまま使い、デザインと文言を教室に合わせる形であれば、比較的短い期間・費用でお渡しできます。追加したい機能や既存システムとの連携によって変わりますので、まずはお問い合わせから現在の集金のやり方をお聞かせください。お見積りは無料です。
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